爱美容
当前位置: 首页 美容百科

外贸邮件为什么经常搞错(的采购人都忽略的邮件细节)

时间:2023-05-30 作者: 小编 阅读量: 1 栏目名: 美容百科

而邮件,作为企业内部重要的数字化社交手段,也要遵循一定的礼仪,避免垃圾邮件、无效邮件等浪费员工时间、消耗公司资源的问题,确保员工之间的高效沟通。

做了几年采购员,职位老升不上去?可能是你的邮件写得不好哦~电子邮件已经成为了采购的日常工作中必不可少的沟通工具之一。

但是有很多采购人虽然工作做得很好,偏偏就败在发邮件这件小事上~对照自检,看看有没有你的影子:o 邮件内容喜欢使用各种字体和颜色o 邮件里写“附件中为blabla...”,却压根没加附件。o 邮件里添加表情符号还乱用语气词感叹号o 空白标题...o 邮件永远没抄送直接上司和主管o 越级发邮件···o 邮件格式无法阅读,没有最终的签名······如果你有以上的情况出现,那么就可得好好学学邮件礼仪了了,这很可能影响着你的晋升。现在邮件发送已经成为了一个职场人必备的技能,若注重了邮件礼仪,也许会让你事半功倍,实现从优秀到卓越。

究竟如何做好邮件礼仪呢,且听我慢慢道来:

目录⊙主题

⊙称呼与问候

⊙正文⊙附件

⊙结尾签名

⊙发送、抄送、密送

1、关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息,因此主题必须非常明确,以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。请注意以下几点:§ 一定不能使用空白标题,这是最低级的错误;§ 不做标题党,邮件标题要保证让别人知道你要做什么;§ 标题要尽量简短,不宜冗长;§ 一封邮件只针对一件事情,不宜在一封邮件里讨论多件事情,为了日后好整理。正确示例:会议邀请:XX公司将于X年X月X日在XX举办XX活动,邀请您莅临指导

2、称呼与问候俗话说,礼多人不怪。要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些,这样即便处理事情来也方便很多。关于称呼与问候,有以下几点需要注意的:§ 恰当地称呼收件者,拿捏尺度,忌不称呼,忌乱称呼。如果对方有职务可称xx经理、xx老师,若不清楚职务、则称XX先生、女士。§ 对于不熟的收件对象,尤其是不熟的工作对象千万不要逮谁都亲爱的xxx,显得很熟络。应使用尊敬的xx 等方式。§ 开头最好有个问候语 ,你好!您好!以示礼貌,不要给别人一种 “你应该知道我是谁的吧我就不客套了” 的感觉。

3、关于正文正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情:§ 邮件正文应简明扼要的说清楚事情,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句;§ 根据接收人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适;§ 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明;§ 邮件代表商务,慎重使用表情;§ 忌通篇强调,只选择,你认为最重要的地方进行加粗或者加文字背景色强调即可;§ 在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

4、关于附件§ 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。§ 附件文件命名很重要,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。§ 附件数目 不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。§ 如果附件是特殊格式文件,应该在正文中 说明打开方式,以免影响使用。

5、关于结尾签名电子邮件消息末尾加上签名档是非常有必要的。签名档可包括 姓名、职务、公司、电话、传真、地址 等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系的。

6、关于抄送、发送、密送发送地址区,有收件人、抄送人、密送人三个部分。 要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)§ TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应;§ CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,如果CC的人有建议,当然可以回Email;§ BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的;§ TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以;最后,再给大家附上一份《关于华为公司邮件礼仪的倡议》总 裁 办 电 子 邮 件电邮其他【2017】013号 签发人:任正非转发《关于华为公司邮件礼仪的倡议》社交礼仪是人际交往、社会交往活动中,用于表示尊重、亲善和友好的首选行为规范和惯用形式。而邮件,作为企业内部重要的数字化社交手段,也要遵循一定的礼仪,避免垃圾邮件、无效邮件等浪费员工时间、消耗公司资源的问题,确保员工之间的高效沟通。为此我们倡议每一位员工提升邮件文明度,践行邮件礼仪,减少信息垃圾,共同创造邮件清洁环境!


1、沟通有多种方式,选择邮件沟通方式,请首先确认是否是最有效的方式。

2、不要把信息群发或群回给不相关的人,没有人会对垃圾邮件感兴趣,除了邮件系统清洁员。

3、 收件人比较多的时候,密送是一个很好的方式。

4、不做标题党,但邮件标题要保证让别人知道你要做什么。

5、适当使用特殊字符(如“* 【】★”等)突出标题,引起收件人注意,但不要随便使用“紧急”之类的字眼。

6、 若非众人皆知的超级大咖,你不应漏掉必要的称呼和落款。

7、 说话做到简洁精练可能较难,邮件做到简洁精练很简单,因为,你有足够的时间思考。

8、 一个邮件能说明白的事,就不要分成好几个。比如:更新……再更新……;补充……,再补充……

9、 发出去的邮件尽量保证格式整齐便于阅读、没有错别字,不要给人留下粗心、不靠谱的印象。

10、 正确使用标点符号,通过标点收件人可以看出你的性格和情绪。

11、 做一个有礼貌的人,不仅仅是面对面的,书面文字更能体现你的涵养。

12、 超过5M的大附件最好别用邮件发送占用别人邮箱空间,通过链接共享或用IM传输也很方便。

13、 如果不是特别忙、特别为难或者完全不想搭理,尽量早点回复别人的邮件,因为人家可能在等。

14、 出差或休假期间应设定自动回复,提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式,以免影响工作。

15、 “垃圾邮件”既然都称为垃圾了,举报就是责任。本文的责任部门是质量与流程IT管理部,由其负责解释和管理。


看完这些发邮件的小Tips,是不是觉得发好一封邮件也是不容易?职场无小事,想要升值加薪,先从好好写邮件开始。

    推荐阅读
  • 张铎妈妈令人窒息(张铎妈妈想要无片酬演戏)

    近日,家庭伦理类综艺节目《婆婆和妈妈》正在持续热播中,该节目从播出到现在也有一段时间了,马上就要到结尾阶段了。程莉莎选择了花束,没想到陈松伶的婆婆和杨子也是花束,这个新的家庭也是很有趣了。程莉莎直接将杨子当作自己的老公一样使唤,杨子本来想用对待黄圣依的方式来对待程莉莎,但是发现压根就不管用,直接就被程莉莎给碾压了。

  • 入门眼线教程(画眼线的方法)

    入门眼线教程棉签按住上眼皮,会比用手指的接触感更干爽,接触眼皮面积也会很小。在同一个点,左右反复描绘几次,直至完成整条内眼线,具体可看图中示范。外眼线的部分不需要太夸张,用棉签按住眼尾轻轻向外拉,用眼线笔贴近睫毛根部,画一条细细的眼线即可。眼尾的部分稍稍向外平拉,眼尾钝一些,可以瞎按的整个眼更自然。划过眼线之后,用棉棒在沿线位置按压一下,用来吸走多余油分,也可以防止眼线脱妆。

  • 梅艳芳帅气角色(几千人中被选中饰演梅艳芳)

    距离传奇巨星梅艳芳逝世十八年时,这部关于她的传记电影《梅艳芳》终于来了,该片将于11月12日上映。备受瞩目的梅艳芳饰演者,是模特出道、从几千人中拿到角色的新人演员王丹妮。遗憾的是,今年3月廖启智因病去世,没能赶上“徒弟”王丹妮的出师。《梅艳芳》不仅是传记片,从头到尾还穿插了大量的歌舞,这给王丹妮带来了又一挑战。经过半年的特训,王丹妮已经分不清哪部分是自己,哪部分是梅艳芳了。

  • 虾线是在背上还是肚子下(虾线到底是在背上还是肚子下)

    以下内容希望对你有帮助!虾线是在背上还是肚子下虾线是虾的消化道,在虾的背部。虾的腹部也有一条线,但是这条线并不是虾的肠道,也不是我们日常生活中所说的虾线。如果想要除掉虾线,这个时候可以准备一个牙签并将它插入虾体内,然后把牙签往上挑直到将虾线挑出来,最后把虾线完整地拽出来。还可以将虾头掰断,将虾头中的内脏挤出来,接着也能将虾线给拉出来。

  • 福特野马哪款车型最好看(福特全新SUV售价5款车型任你选)

    MachE是福特旗下将推出的一款纯电SUV,新车或将定位为紧凑级车型。近日海外媒体曝光了福特全新MachE的车型售价,新车预计将推出5款车型,海外起售价为43,895美元兑,并将于下周即将开幕的2019年洛杉矶车展上正式发布。动力方面,新车将采用纯电形式驱动,并配备前后双电机,最大续航里程可达600km。外观方面,新车前脸采用了封闭式格栅设计,车身侧面呈溜背式造型,车尾与野马跑车车型保持一致。

  • 理睬的意思是什么一个一个字解释(理睬可以怎么解释)

    我们一起去了解并探讨一下这个问题吧!理睬的意思是什么一个一个字解释理睬的意思为对别人言行给以注意并表示态度。理的释义有四个,分别为:物质本身的纹路、层次,客观事物本身的次序,如心理、肌理、条理、事理。自然科学,有时特指“物理学”,如理科、数理化、理疗。按事物本身的规律或依据一定的标准对事物进行加工、处置,如理财、理事、管理、自理、修理、总理。睬的释义为理会、搭理。

  • 九江庐山市春节期间黄码人员核酸检测点

    健康码黄码人员需接受必要的核酸检测、健康监测等措施。请提前报告社区,并在做好防护后再前往以下黄码人员核酸采样点。提交成功后,县区解码专员会在24小时内在线审核,实现网上转码全闭环操作。如还有其他需要解答的问题,请与属地指挥部或社区工作人员联系。

  • 初唐四杰是谁 盛唐四杰是谁

    与四杰同时代的张说在《赠太尉裴公神道碑》中称:“在选曹,见骆宾王、卢照邻、王勃、杨炯”。

  • 牛种类 牛有几种

    牛是我们常见的一种动物,起源于中新世,是由原古鹿类分化的一支混杂而进步的支系,牛的用途有很多,那么牛种类有哪些?乳用品种是生长牛奶和奶制品为主,如荷兰牛。肉用品种是生产牛肉和牛肉制品,如短角牛,海福特牛,安格斯牛等。役用品种主要是用来耕作,如中国的水牛,黄牛等。兼用品种是乳肉兼用、肉役,如西门塔尔牛,丹麦红牛,瑞士褐牛等。